Checklist Kickoff Progetto Cliente

Step 5: Programmare la Riunione di Kickoff

Coordinarsi con il contatto principale del cliente per programmare la riunione di kickoff. Identificare tutti gli stakeholder che dovrebbero partecipare da entrambe le parti, tipicamente lo sponsor del progetto, il contatto operativo, gli esperti di materia e i decision maker. Inviare inviti calendario con un'agenda chiara e materiali di pre-lettura.

Prenotare una sala riunioni o configurare un link per la videoconferenza. Confermare la durata della riunione (tipicamente 60-90 minuti). Inviare un promemoria 24 ore prima con l'agenda e i materiali che il cliente dovrebbe revisionare in anticipo.

Step 6: Condurre la Riunione di Kickoff

Aprire la riunione con le presentazioni. Percorrere il deck di kickoff, facendo una pausa a ogni sezione per domande e discussione. Confermare gli obiettivi del progetto, i confini dello scope e i criteri di successo con tutti gli stakeholder presenti.

Allinearsi sulla cadenza di comunicazione: report di stato settimanali, call di aggiornamento bisettimanali e procedure di escalation. Confermare chi sono i decision maker per i diversi tipi di decisioni. Documentare qualsiasi nuova informazione, assunzione modificata o azione emersa durante la riunione.

Step 7: Documentare Decisioni e Azioni

Entro 24 ore dal kickoff, inviare un riepilogo della riunione a tutti i partecipanti. Elencare ogni decisione presa, assunzione confermata e azione assegnata con responsabile e data di scadenza. Questa email serve come record ufficiale di quanto concordato.

Aggiornare il piano di progetto con eventuali affinamenti dello scope o aggiustamenti della timeline discussi nella riunione. Se qualsiasi elemento richiede una modifica formale al SOW, segnalarlo immediatamente e inoltrare al team contratti.

Step 8: Stabilire i Canali di Comunicazione

Configurare gli strumenti di comunicazione concordati: canale Slack condiviso, lista di distribuzione email o accesso al portale cliente. Assicurarsi che il team del cliente sia stato invitato e abbia accesso. Pubblicare un messaggio di benvenuto con le informazioni di contatto chiave e i link alle risorse condivise.

Configurare il template del report di stato nello strumento di project management. Impostare eventi calendario ricorrenti per le riunioni di aggiornamento. Creare il registro RAID del progetto (Rischi, Assunzioni, Problemi, Decisioni) e condividerlo con il cliente per trasparenza.

Step 9: Creare il Piano di Progetto Dettagliato

Scomporre le milestone di alto livello del SOW in attività e sotto-attività specifiche. Assegnare responsabili e date di scadenza a ogni attività. Identificare le dipendenze tra le attività e segnalare gli elementi sul percorso critico.

Condividere il piano di progetto dettagliato con il cliente per revisione e approvazione. Evidenziare eventuali deliverable o decisioni che richiedono input del cliente e le date entro cui tale input è necessario. Confermare che il piano sia allineato con le scadenze interne e i vincoli del cliente.

Step 10: Completare il Primo Sprint di Lavoro

Eseguire il primo sprint o pacchetto di lavoro entro le prime due settimane. Consegnare un output tangibile precoce costruisce fiducia e stabilisce i ritmi di lavoro. Questo potrebbe essere un'analisi preliminare, un report di discovery o una bozza del primo deliverable.

Condurre una breve retrospettiva con il team interno dopo il primo sprint. Identificare cosa ha funzionato bene e cosa necessita di aggiustamento nel workflow. Inviare il primo report di stato formale al cliente con aggiornamento sui progressi, prossime milestone e eventuali blocchi che richiedono la sua attenzione.